Cos’è il GDPR, e come cambia la gestione dei dati?

Dal 25 maggio 2018 entra in vigore il GDPR, il nuovo regolamento sulla protezione dei dati. In cosa consiste, e come adeguarsi?

Il Regolamento Generale per la Protezione dei Dati (GDPR) è un nuovo insieme di norme sulla sicurezza dei dati che influenzano qualsiasi organizzazione che memorizza, gestisce o elabora le informazioni personali identificabili dell’UE (ovvero i dati che potrebbero identificare un determinato individuo) indipendentemente da dove si trova l’organizzazione nel mondo.

Storicamente, ogni Stato dell’UE è stato responsabile delle proprie leggi sulla protezione dei dati e, laddove le direttive comunitarie sono state recepite, i singoli paesi hanno selezionato solo le norme che erano felici di attuare, ignorando quelle parti che non sembravano essere nel loro interesse. Tutto cambierà nell’UE con l’introduzione del testo integrale del GDPR, poiché ogni membro dell’UE sarà vincolato dallo stesso regolamento, assicurando per la prima volta una parità di protezione dei dati per l’intera UE.

Il regolamento prescriverà che ogni azienda fornisca un’efficace collaborazione, operando nel rispetto del regolamento, e che gestisca adeguatamente i dati personali che detiene. A tali aziende saranno imposte multe fino al 4% del fatturato annuale globale, oppure 20.000.000 euro, a seconda di quale sanzione risulti maggiore.

Con i processi di amministrazione aggiuntivi coinvolti in questo processo, molte aziende potrebbero avere bisogno di considerare uno strumento di gestione più robusto con cui adempiere agli obblighi del GDPR. Una strategia efficace, a tal fine, potrebbe essere l’introduzione di un’applicazione CRM adeguata, che possa gestire con facilità le imposizioni del GDPR.

Un CRM può aiutare a gestire i tuoi dati GDPR e mantenere la conformità del regolamento ai più alti standard.

Consenso

Un’applicazione CRM può fornire il controllo di consenso a più livelli, incluso il riconoscimento dei tempi e delle date di qualsiasi tipo di comunicazione (registrazioni telefoniche, tracciamento tramite e-mail, moduli online) con i clienti. Le informazioni relative a ciascun record, incluso il consenso, possono essere memorizzate in un solo luogo, a sua volta facilmente accessibile, rendendo il recupero dei dati una prova tangibile del fatto che sei conforme al GDPR in modo molto più efficiente e tempestivo, quando un responsabile della protezione dati richiede la prova della conformità.

Storage

Un’efficace applicazione CRM memorizzerà e gestirà i dati in modo più sicuro, in quanto i CRM di solito vengono dotati di una serie di misure di sicurezza e strumenti anticontraffazione. I livelli multipli di accesso limitato possono essere implementati tramite l’uso di nomi di utenti e password.

Accuratezza

Un’applicazione CRM aiuta anche a migliorare l’accuratezza totale in tutti gli aspetti dei tuoi dati. Le applicazioni di convalida dei dati, come la verifica dell’indirizzo o la convalida della posta, possono essere gestite nel punto di raccolta. Questi processi assicurano che si mantengano “record utente” precisi, gestiti in modo coerente con un database centrale. Non c’è spazio per compiacimento o errori quando viene implementato il GDPR.

Integrità e riservatezza

Essendo la riservatezza uno dei concetti chiave del GDPR, è estremamente importante avere un sistema in grado di memorizzare e proteggere i dati personali. Un’applicazione CRM protegge le informazioni sensibili o riservate mediante l’uso di password e crittografia dei dati. I dati verranno inoltre aggiornati regolarmente per contribuire a mantenere la loro integrità.

Richiesta di accesso e diritto all’oblio

Questo diritto fondamentale potrebbe richiedere sforzi e risorse significativi, impiegando del tempo a cercare in mille modi tutte le informazioni corrette. Al contrario, un’applicazione CRM ti permette di accedere alle informazioni in un istante. Consente inoltre di eliminare i dati, utilizzando un database che li memorizza in modo centralizzato, piuttosto che passare attraverso diversi sistemi o file per trovare o eliminare i dati. Questi tipi di funzionalità CRM ti faranno senza dubbio risparmiare tempo e denaro, oltre a eliminare la possibilità di errori e rischiare una multa pesante.

Protezione contro le violazioni di dati

Accesso limitato, password e crittografia dei dati sono tutte le funzionalità disponibili nella maggior parte delle applicazioni CRM. Un CRM è un luogo sicuro e sicuro per memorizzare i tuoi dati. È una necessità per chiunque desideri gestire efficacemente i dati dei clienti con facilità.

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