Creazione e gestione di un flusso di lavoro
(workflow) su FreeCRM
All’interno di FreeCRM è possibile creare un flusso di lavoro specifico per ogni operazione desiderata.
I flussi di lavoro (workflow) sono il principale strumento di automazione presente nei software CRM.
Grazie ai workflow, è possibile far svolgere in automatico al software numerose operazioni normalmente affidate all’esecuzione diretta o all’utilizzo di altri strumenti, tutti diversi tra loro, ciascuno capace di eseguire un unico tipo di azione.
Dal tuo CRM, invece, puoi gestire una vasta gamma di operazioni utilizzando sempre lo stesso software. Es. puoi impostare l’invio di email programmate per newsletter e campagne DEM, l’inoltro di notifiche e alert a una o più risorse del tuo Team, la generazione automatica di compiti (task) da svolgere – in relazione a un dato imput, e altro ancora.
Per ogni nuovo flusso di lavoro dovrai definire:
- Una o più Condizioni (imput).
Es. al verificarsi di un dato evento, il CRM dovrà eseguire una successiva operazione. - Una o più Azioni (operazione consequenziale)
Es. Se il cliente ti invia un’email, il CRM dovrà inviargli un modello di risposta che avrai precedentemente preparato utilizzando il modulo Modelli Email.
Esempio pratico
Supponiamo che tu desideri sollecitare automaticamente la gestione di tutte le offerte economiche da inviare ai clienti, stabilendo una relazione tra la creazione di una nuova offerta, l’invio al cliente e la trasmissione della relativa fattura dopo l’accettazione dell’offerta.
Il workflow che andrai a creare agirà su tutte le nuove offerte inserite dal momento della sua attivazione.
Segui questi semplici passaggi:
- Dal modulo Flusso di lavoro, raggiungibile dalla voce di menu Tutto o da altri menu a discesa, seleziona Crea flusso di lavoro (a sinistra nella sidebar).
- Inserisci le informazioni di base e salva, quindi crea una relazione tra l’inserimento di una nuova offerta (Condizione) e le operazioni successive (Azioni) da eseguire (es. generare i task “Inviare offerta al cliente”, “Procedere alla fatturazione”). Quindi, assegna ogni task da eseguire alla risorsa che dovrà gestirlo (es. il tuo account utente).
- Crea un template standard per l’invio di offerte ai tuoi clienti (es. “Invio Offerte”) utilizzando il modulo Modelli Email sotto la voce Tutto, nel menu in alto.
- Ora effettua un test per verificare il corretto funzionamento del flusso di lavoro. Crea un Contatto (cliente) di prova, a cui assegnerai un indirizzo email già in tuo possesso.
- Simula il verificarsi della Condizione impostata. Inserisci un’Offerta di test nel tuo CRM, inserisci i dettagli e salvala.
- Se hai impostato l’assegnazione automatica del task “Inviare offerta al cliente” al tuo account utente, nella tua Dashboard visualizzerai il compito da svolgere.
- A questo punto, entra nella scheda dettagliata dell’offerta e seleziona Azioni – Invia PDF via email. Si aprirà un popup. Seleziona il template email creato (“Invio Offerte”): l’email generata dal CRM sarà già precompilata e conterrà, in allegato, il PDF con i dettagli dell’offerta.
- Modifica/aggiungi testo a piacimento all’interno del template, quindi procedi all’invio dell’email al contatto di prova.
- Per attivare i passaggi successivi, dovrai segnalare al software che la prima operazione è stata svolta. Apri il task “Inviare offerta al cliente” e segna lo Stato del task come “Completato”.
- Se al task “Inviare offerta al cliente” hai collegato altre Azioni (es. “Procedere alla fatturazione”), il CRM genererà altri task da completare. Puoi anche impostare l’invio di un promemoria (tramite email o popup) alla risorsa che dovrà svolgere uno o più task, utilizzando le opzioni presenti nella schermata di creazione/modifica del workflow.
- Se il flusso di lavoro funziona correttamente, per ogni passaggio da completare riceverai un promemoria, e per ogni task completato, il CRM segnalerà il task successivo alla risorsa che dovrà occuparsene.
- Per verificare il corretto funzionamento del flusso, puoi utilizzare anche lo strumento Process Audit a sinistra nella sidebar del modulo Flusso di lavoro.
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