CRM, cosa sono? Se cerchi informazioni,
in questo articolo troverai tutto ciò di cui hai bisogno

CRM: perché questo acronimo? Cosa vuol dire, e di fatto a cosa serve un software CRM?

Ma soprattutto, perché tutte le più grandi aziende non possono più farne a meno?

E lo stesso vale per le PMI? Risposta: certo che sì.

All’estero i software CRM vengono adottati da tutte le aziende che hanno a che fare ogni giorno con una discreta mole di clienti. CRM è l’acronimo che sta per Customer Relationship Management. Questo vuol dire che i software di questo tipo sono pensati appositamente per migliorare la gestione del rapporto con i tuoi clienti (e a trovarne di nuovi). Qui ti spieghiamo il perché del nome.

Magari, dopo aver sfinito il tuo browser in cerca di informazioni precise, starai ancora cercando le risposte a tante domande che ti ronzano per la testa. Ecco perché abbiamo preparato una lista di 25 cose che ancora non sai, ma dovresti assolutamente conoscere.

Usare un CRM non è difficile, ma spesso si ha maggiore confidenza con altri tipi di strumenti come i CMS (sistemi di gestione di contenuti, esempio: WordPress). Tuttavia, se vuoi davvero cominciare a gestire l’ufficio in modo professionale e a tenere in ordine i tuoi contatti, dovrai assolutamente dotarti di un CRM, magari collegandolo al tuo sito web.

Ecco, quindi, 25 cose che non sai sui CRM.

#1 – Sono molto user-friendly

Usare un CRM è facile come usare WordPress. La differenza, però, è che con un CRM puoi gestire progetti interni ed esterni, creare un archivio di contatti, schedulare calls e riunioni, collaborare con i tuoi dipendenti o colleghi, inserire e quotare nuove opportunità oppure offerte per i clienti. Se non sai di cosa stiamo parlando, fai un passo indietro e leggi questo articolo.

#2 – I CRM in Cloud sono più comodi e veloci

Se lavori quotidianamente con colleghi presenti in varie sedi aziendali distanti tra loro, utilizzare un software CRM che offra hosting in Cloud è incredibilmente comodo, e in più risparmi spese di hardware. Ma non solo: il tuo sistema sarà sempre stabile e attivo online, e questo vuol dire che sarà possibile accedere in qualsiasi momento. Se vuoi saperne di più, prenditi un minuto per leggere qui e qui.

#3 – Esistono anche CRM freemium e open source

Non tutti i CRM sono a pagamento, e in ogni caso, non sempre pagare di più vuol dire avere un’ottima garanzia di sicurezza per i tuoi dati. Prima di scegliere il CRM veramente adatto a te, dovresti verificare se questo sia conforme agli standard di sicurezza europei e/o internazionali. Tale garanzia è data anche da alcuni software gratuiti e open source, come FreeCRM (solo noi, però, abbiamo tutte le funzionalità del software già incluse nel piano Free. Dagli un’occhiata).

#4 – Puoi monitorare il workflow minuto per minuto

Generalmente, i software CRM consentono di monitorare costantemente l’andamento di progetti o attività (tasks) asssegnati a specifici utenti. Alcuni – come FreeCRM – offrono anche report grafici per capire, a colpo d’occhio, come procede l’accettazione delle offerte da parte dei clienti… e altro ancora. Inoltre, ogni attività può essere assegnata a un utente diverso. Attenzione però: con gli altri CRM in circolazione, potrai aggiungere un numero di utenti limitato. FreeCRM, invece, ti farà aggiungere tutti gli utenti che vuoi.

#5 – Puoi trovare nuovi clienti (leads)

Lo scopo di un CRM non è solo quello di gestire la lista dei clienti già fidelizzati, ma anche quello di procurartene altri. In che modo lo fa? Semplice: consentendoti di gestire campagne DEM e, mediante integrazioni, di ricevere traffico in entrata anche direttamente dal tuo sito web.

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#6 – Creare modelli personalizzati è estremamente facile

Generare modelli di documenti, email e schemi da riutilizzare ti sarà utilissimo per velocizzare il flusso di lavoro. Spesso, gli uffici sono intasati da numerose chiamate in entrata che richiedono tempo prezioso per essere gestite. Invece, se provvedi a comunicare tramite modelli preimpostati, risparmi tantissimo tempo che puoi riconvertire in pianificazione e altre attività. I CRM ti consentono di personalizzare ogni documento, lettera, email e di aumentare il numero di operazioni giornaliere completate.

#7 – Lo spazio nel tuo CRM è solo tuo

Quando il tuo CRM è collegato a un database in hosting, potresti avere il dubbio di non avere l’esclusiva sullo spazio utilizzato. Se questo può essere vero per i web host che poggiano su server consivisi, lo stesso non è altrettanto vero per i data center che offrono hosting in cloud erogato in modalità SaaS. Ed è proprio questo che fanno FreeCRM e i suoi principali competitors (maggiori info qui). Per cui, con CRM che offrono hosting in SaaS, solo TU – e nessun altro – avrai accesso ai tuoi dati e archivi, anche se si tratta di un’unica piattaforma.

#8 – Puoi anche collegarlo a WordPress o ad un e-commerce

Tante volte ci è stata fatta la stessa domanda: “Ho già un sito web, posso collegarlo al CRM?”. La risposta è: sì! Non solo puoi collegare il CRM a qualsiasi software CMS (es. WordPress, Joomla e altri), ma puoi anche integrarlo con un e-commerce, nel caso in cui tu disponga di una piccola attività o comunque ti occupi di commercio al dettaglio.

#9 – I CRM più famosi

Esistono tanti CRM che offrono soluzioni “freemium” (in parte gratis, in parte a pagamento). I principali competitors di FreeCRM Italia, ad esempio, sono Mycrosoft Dynamics, Salesforce PRO e Sugar Enterprise, ma alcune funzionalità restano limitate e si possono attivare solo mediante piani Premium. Ecco i motivi per cui dovresti provare subito FreeCRM.

#10 – Cosa vuol dire “CRM open source”?

Domanda un po’ banale, ma da non sottovalutare. Open source è tutto ciò che viene reso disponibile in forma gratuita, ossia qualunque tipo di risorsa che viene distribuita alla comunità di utenti e fruitori senza alcun costo di licenza. Generalmente, le risorse open source vengono implementate dalla stessa community di riferimento che utilizza il prodotto/risorsa. Anche noi siamo fieri di affermare che FreeCRM è un software open source: una volta attivato, è e sarà sempre tuo, completo di tutte le funzionalità che normalmente pagheresti.

#11 – Il CRM è separato dal database?

Non facciamo confusione: da questo punto di vista, i software CRM funzionano esattamente come un normale sito web, hanno cioè bisogno di spazio di archiviazione per memorizzare tutti i dati inseriti senza subire perdite. Lo spazio di cui parliamo è, ovviamente, l’hosting, che è necessario all’utilizzo del tuo CRM. Per esempio, se apri un sito web su WordPress e poi lo sposti su Aruba, lo stai facendo perché hai bisogno di spazio. Generalmente, il costo del cloud che funge da “archivio virtuale” aumenta in base alla mole di “spazio” occorrente. Per fortuna, però, FreeCRM offre hosting e assistenza completa ai prezzi più bassi del mercato: ottenere lo spazio che ti serve non sarà più un incubo. Info qui.

#12 – Le email vengono gestite dalla dashboard

Il software gestionale ti consente di comunicare direttamente con i tuoi clienti, utilizzando la stessa casella di posta che normalmente useresti. È tutto qui. Dopo aver configurato il collegamento, potrai ancora accedere alla tua casella di posta separatamente rispetto al CRM, ma la comodità consiste nel fatto che, dalla dashboard del software, potrai utilizzare modelli preimpostati per comunicare in modo velocissimo. Scegli il modello, clicchi e invii: l’indirizzo email visualizzato dal cliente sarà lo stesso di sempre.

#13 – Puoi visualizzare l’andamento di un progetto step by step

Ogni progetto può coinvolgere più lavoratori: il CRM ti consente di calcolare l’effort speso relativamente ai singoli task (compiti assegnati), di calcolare le ore rimanenti e il margine di guadagno. Così, se procede troppo a rilento o non sta dando i risultati sperati, puoi modificare la rotta.

#14 – Creare campagne DEM è più comodo

Dalla tua dashboard puoi accedere a una sezione specifica che riguarda la promozione dei tuoi prodotti. Spesso ti troverai di fronte a una schermata da cui potrai pianificare campagne DEM o altre azioni pubblicitarie. L’aspetto più interessante è che, dopo il lancio di una campagna, potrai visualizzare subito il numero di email aperte, i link cliccati, le risposte ricevute e il tasso di conversione tramite rilevazioni effettuate dallo stesso software. Vuoi sperimentare l’interfaccia di FreeCRM? Clicca qui.

#15 – Non solo clienti: tutti i tuoi contatti e partner in un’unica piattaforma

Se i CRM si limitassero alle sole mailing list, le loro funzionalità sarebbero molto limitate. Invece, questi software consentono di gestire anche le liste di dipendenti, contatti utili, partner e altro ancora, categorizzandoli (per esempio) in base all’azienda o posizione geografica. Accedendo al calendario, puoi anche programmare chiamate e riunioni, e ricevere notifiche via email o promemoria sul desktop del tuo computer. Programma i tuoi appuntamenti, e dimenticati del resto!

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#16 – Puoi aggiungere integrazioni sempre nuove

Se vuoi collegare il tuo CRM ad altri gestionali o applicativi, è sempre possibile farlo, perché i CRM comunicano bene anche con altri strumenti. Un’altra buona notizia!

#17 – Come valutare l’affidabilità

In genere, quando i termini del servizio o la privacy policy non sono segnalati in modo chiaro e trasparente, il servizio offerto potrebbe nascondere scarsa qualità o vulnerabilità che potrebbero inficiare la protezione dei dati. Se però hai a cuore la tua privacy e quella dei tuoi clienti, non correre questo rischio: prova l’hosting di FreeCRM, basato su Amazon AWS e conforme agli standard PCI/HIPAA (info qui).

#18 – Puoi gestire il tuo CRM anche da solo

Non servono tante risorse per utilizzare un software di questo tipo: volendo, puoi coordinare anche da solo un team di collaboratori e monitorare tutti i progressi quotidiani. Le operazioni vengono semplificate all’estremo grazie alla struttura stessa dei CRM.

#19 – Il database è sempre online

Se utilizzi un hosting in cloud, il collegamento al server avviene tramite Internet, per cui il sistema non potrà mai “andare giù” o perdere i dati inseriti dopo il salvataggio.

#20 – Puoi importare dati esterni ed esportarli in caso di abbandono

Sia che tu voglia utilizzare liste già in tuo possesso (es. clienti già schedati), sia che tu preferisca scaricare tutti i dati dal tuo CRM e smettere di usarlo, tali operazioni risulteranno incredibilmente semplici. In genere, per importare dati è consigliabile utilizzare il formato .csv, che viene letto dalla maggior parte dei CRM.

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#21 – Non servono altri strumenti

Come avrai capito leggendo fin qui, una volta attivato un software di Sales Automation non ti serviranno più tanti strumenti diversi per svolgere le operazioni di marketing e customer care necessarie. I CRM includono buona parte di tutto ciò che fanno altri software di nicchia più specifici.

#22 – Cosa vuol dire Sales Automation?

L’automazione dei processi di vendita è l’evoluzione del tradizionale concetto di Customer Relationship Management. I CRM concretizzano in modo efficace e funzionale tutta la fase iniziale di “attrazione” del cliente, che normalmente spetterebbe al tuo Ufficio Marketing. Per cui, una volta “attirati” nuovi clienti, puoi star certo che, quando parleranno direttamente con i tuoi agenti, saranno già in una fase avanzata di acquisizione d’informazioni sul prodotto, per cui è molto probabile che siano interessati a finalizzare l’acquisto.

#23 – Posso creare un funnel di vendita?

Con un CRM puoi creare facilmente tanti modelli preimpostati per le tue campagne DEM, e anche “dirottare” i lead interessati ai tuoi prodotti verso un nurturing program adeguato: scopri qui come si fa!

#24 – Formazione avanzata

Come tutti gli strumenti digitali, anche i CRM hanno le loro regole fisse. Online puoi trovare tantissimi corsi di formazione specifici, suddivisi in base al tipo di piattaforma utilizzata. E anche noi ne abbiamo uno, ma, a differenza degli altri, è GRATIS. Scopri il nostro Free Mentorship Program.

#25 – I miei dati vengono acquisiti dal fornitore del servizio?

Tu sei il proprietario dei tuoi dati, e hai tutto il diritto di essere l’unico a possederli. Il web host ha solo il compito di proteggerli, evitare perdite e garantire backup, ma non può in alcun modo appropriarsi dei tuoi dati, analizzarli o riutilizzarli: se lo fa, non è il fornitore di servizi ideale! Vuoi sapere come trattiamo i dati dei nostri clienti? Vai alla sezione FAQ.

Se non vedi l’ora di utilizzare un vero CRM, attivalo utilizzando questo link! Non è mai troppo tardi per portare la tua azienda al livello successivo.

E se hai dubbi o domande, richiedi una consulenza qui.