Come stabilire le priorità in una PMI?

Se lavori in una PMI probabilmente ti sarai già chiesto come stabilire le priorità.
Ecco i fattori da considerare

Stabilire le priorità può essere una vera impresa. Analizziamo un caso tipico e proviamo ad immaginare soluzioni efficaci.

Situazione tipo: entri in ufficio e, inizialmente, sembra sia tutto tranquillo. Mentre apri la tua email di lavoro, e dopo appena due minuti suona il telefono. Poi ne suona un altro, e poi anche lo smartphone. Ricevi 4 solleciti e 3 reclami via email: i primi sono urgenti, i secondi problematici. Inoltre hai 2 progetti urgenti in scadenza domani, 3 in scadenza entro la fine della settimana. Un tuo collega è in ritardo, e oggi dovrai occuparti da solo di uno specifico comparto. Hai bisogno di parlare con un altro collaboratore, ma è occupato. E ora hai una bella lista di cose da fare. Come procedi?

1 – Analisi. Tutti cercano risposte in poco tempo, ma anche i clienti sanno che dietro ogni processo ci sono delle persone in carne e ossa. Individua al massimo 2-3 priorità tra tutti i compiti che dovrai portare a termine entro la giornata, tenendo conto di alcuni fattori: risvolti economici; conseguenze d’immagine; rapporto specifico con clienti/collaboratori specifici; obiettivi a breve termine; criticità reali. Per procedere, analizza velocemente il budget e le azioni indispensabili connesse a strategie specifiche.

2 – Eliminazione del superfluo. Se un cliente particolarmente problematico pretende risposta, digli che spedirai un’email appena possibile per risolvere il suo problema. Poi, passa oltre. Il telefono continua a squillare? Assicuragli che lo richiamerai in giornata. Pensa, reagisci e poi concentrati sulle prossime mosse.

3 – Prima priorità. Meglio provvedere ai solleciti, o ai progetti in scadenza domani? Ma il vero problema è: cosa può avere un impatto immediato e negativo su di te e sull’azienda, in relazione agli obiettivi? Se i 3 reclami provengono da clienti importanti, e i 3 progetti in scadenza entro la fine della settimana sono più remunerativi, forse è il caso di considerare un posticipo di alcune attività relative ad altri progetti. Provvedi alla prima urgenza, poi comunica ai soggetti interessati in quanto tempo ti occuperai delle altre.

4 – Seconda priorità. Il capo ha fissato un obiettivo ben preciso, ma non sei in grado di rispettare la deadline, e l’effort previsto aumenta? Parlagliene. Non puoi procedere con la to-do list se non valuti la fattibilità dei compiti assegnati. Può darsi che alcune attività siano da tagliare, e altre necessitino di una strategia migliore per essere portate a termine in tempi più rapidi.

5 – Terza priorità. Mentre lavori sulle urgenze, puoi renderti conto delle impellenze relative al giorno successivo e alla deadline sei compiti settimanali. Cerca di ritagliarti del tempo per studiare l’andamento delle attività prima di lasciare l’ufficio. Se un compito è diviso tra più persone, metti nero su bianco cosa ti serve, come vuoi riceverlo e in quanto tempo. Mai omettere comunicazioni con i colleghi, perché questo intralcia e rallenta le attività.

6 – Sollecita i clienti. I clienti si dimenticano di effettuare un acquisto preventivato o il pagamento di un acquisto effettuato? Manda un promemoria, e stabilisci subito quanto aspettare prima di procedere a un sollecito diretto.

7 – Monitora (gli altri) e monitora(ti). Crea liste da spuntare, e cerca di non rimandare più di un preciso numero di operazioni al giorno.

Se tutto questo non basta e la tua azienda è una PMI in cerca di espansione, avrai anche bisogno di uno strumento professionale per gestire contatti, checklist, lead e clienti. Esistono software specifici che possono aiutarti, come i CRM (Customer Relationship Management) e i CMS (Content Management System).

Si tratta di piattaforme da cui puoi definire obiettivi, ottenere report/statistiche sulle vendite, e creare documenti standard per ogni esigenza.  Scopri in che modo i CRM velocizzano le operazioni e monitorano il flusso di lavoro (workflow).

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